Check-In E-mails Tussen Sessies: 9 Korte Templates (Minder dan 2 Minuten)

Uw cliënt verliet de sessie gemotiveerd. Hij of zij begreep het plan. Beloofde ermee aan de slag te gaan.

Twee weken later? Radiostilte tot de volgende afspraak—wanneer u ontdekt dat er niets is veranderd.

Het probleem is niet de motivatie van de cliënt. Het is de kloof tussen sessies.

Een korte check-in e-mail overbrugt die kloof. Het kost minder dan 2 minuten om te versturen, kost niets, en verbetert de therapietrouw aanzienlijk. Toch slaan de meeste therapeuten het over omdat ze geen tijd hebben om gepersonaliseerde berichten te schrijven na elke sessie.

Hier zijn 9 kant-en-klare templates die dit oplossen.

Waarom Check-In E-mails Belangrijk Zijn (De Feiten)

Cliënten vergeten 40-80% van de informatie direct na het verlaten van de spreekkamer. Op dag drie hebben ze hun eigen versie van uw aanbevelingen geconstrueerd—vaak niet accuraat.

Een simpele check-in e-mail:

Versterkt het behandelplan op het moment dat het ertoe doet
Brengt obstakels vroeg aan het licht (voordat ze de vooruitgang verstoren)
Bouwt vertrouwen zonder declarabele tijd toe te voegen
Onderscheidt uw praktijk van praktijken die alleen communiceren bij het boeken

Voor praktijken met meerdere therapeuten lossen gestandaardiseerde check-ins ook een verborgen probleem op: inconsistente cliëntervaring. Wanneer de kwaliteit van follow-up afhangt van welke therapeut de cliënt zag, lijdt uw praktijkmerk daaronder.

Hoe Deze Templates te Gebruiken

Kopieer de template die past bij uw situatie
Vervang tekst tussen haakjes met cliëntspecifieke details
Verstuur vanuit uw praktijk-e-mail (of automatiseer met uw follow-up systeem)
Timing is belangrijk: 3-7 dagen na de sessie werkt het beste voor de meeste specialisaties

Tip: Deze templates werken nog beter in combinatie met de samenvatting en het behandelplan dat u na de sessie verstuurde. De check-in wordt dan een natuurlijk vervolg, geen willekeurig contactmoment.

Algemene Templates (Elke Specialisatie)

Template 1: De Simpele Voortgangscheck

Onderwerp: Even checken: hoe gaat het, [Voornaam]?

Beste [Voornaam],

Even een kort berichtje om te vragen hoe het gaat sinds onze sessie op [datum].

Heeft u al kunnen beginnen met [specifieke actie uit behandelplan]? Komt u obstakels tegen?

Geen lang antwoord nodig—zelfs een korte reactie helpt mij bij de voorbereiding van onze volgende afspraak.

[Uw naam]

Wanneer te gebruiken: Universeel. Werkt voor elke cliënt, elke specialisatie. Verstuur 5-7 dagen na de sessie.

Template 2: De Obstakel-Anticipator

Onderwerp: [Voornaam] — check-in over [specifiek doel]

Beste [Voornaam],

Ik weet dat [specifieke verandering/actie] lastig kan zijn om vol te houden in de eerste week. Hoe voelt het tot nu toe?

Als er iets in de weg zit, laat het me weten—dan kunnen we de aanpak aanpassen vóór onze volgende sessie in plaats van opnieuw te moeten beginnen.

Tot snel, [Uw naam]

Wanneer te gebruiken: Wanneer u een gedragsverandering heeft voorgeschreven die typisch vroege uitval kent (nieuwe gewoontes, oefeningen, voedingsveranderingen).

Template 3: De Aanmoedigingsboost

Onderwerp: Eén week verder — hoe voelt u zich?

Beste [Voornaam],

Het is een week geleden sinds we elkaar spraken, en ik wilde even checken hoe het gaat.

Zelfs kleine vooruitgang telt. Wat is één ding dat tot nu toe goed is gegaan?

Ik kijk uit naar uw reactie.

[Uw naam]

Wanneer te gebruiken: Voor cliënten die positieve bekrachtiging nodig hebben, of na sessies waarin ze twijfel uitten over hun vermogen om door te zetten.

GGZ & Psychotherapie Templates

Template 4: De Copingvaardigheden Check

Onderwerp: [Voornaam] — hoe werkte [techniek] deze week?

Beste [Voornaam],

Ik wilde even checken hoe het gaat met de [specifieke techniek: bijv. "ademhalingsoefening" of "gedachtendagboek"] die we hebben geoefend.

Heeft u het kunnen uitproberen? Wat kwam er naar boven toen u het deed?

Deze vroege observaties helpen ons de aanpak te verfijnen in onze volgende sessie.

Vriendelijke groet, [Uw naam]

Wanneer te gebruiken: Na het introduceren van een nieuwe copingstrategie, oefening of therapeutische techniek.

Template 5: De Zachte Verantwoordelijkheid

Onderwerp: Even checken

Beste [Voornaam],

Geen agenda hier—ik wilde gewoon even kijken hoe het met u gaat deze week.

Als er iets is opgekomen dat u de volgende keer wilt bespreken, schrijf het gerust op zodat we het niet vergeten.

Tot ziens op [datum volgende afspraak].

Hartelijke groet, [Uw naam]

Wanneer te gebruiken: Voor cliënten in lopende therapie, vooral tijdens moeilijke fases of wanneer u verbinding wilt behouden zonder druk.

Template 6: De Gedragsgerichte Check

Onderwerp: Check-in: [specifiek gedragsdoel]

Beste [Voornaam],

Ik hoop dat de week u goed behandelt.

We spraken over focussen op [specifiek gedrag: bijv. "rustmomenten inbouwen" of "grenzen aangeven op werk"]. Hoe gaat dat in de praktijk?

Onthoud: consistentie is belangrijker dan perfectie. Zelfs 3 van de 7 dagen is vooruitgang.

Laat me weten hoe het gaat.

[Uw naam]

Wanneer te gebruiken: Wanneer de sessie focuste op gedragsdoelen in plaats van specifieke therapeutische protocollen.

Fysiotherapie & Revalidatie Templates

Template 7: De Oefeningen Check-In

Onderwerp: Hoe gaan de oefeningen, [Voornaam]?

Beste [Voornaam],

Even een check-in over het oefenprogramma dat we hebben besproken.

Een paar vragen om mij voor te bereiden op de volgende keer:

Zijn de oefeningen haalbaar qua tijd en energie?

Waren er oefeningen die te lastig of pijnlijk voelden?

Hoe gaat [specifiek focusgebied, bijv. "de heupstabilisatie-oefeningen"]?

Zelfs een kort "gaat goed" of "moeite met X" helpt.

[Uw naam]

Wanneer te gebruiken: 5-7 dagen na het voorschrijven van een nieuw oefenprogramma of thuisrevalidatieprotocol.

Template 8: De Post-Behandeling Check

Onderwerp: Hoe voelt u zich na [behandeling]?

Beste [Voornaam],

Even checken na uw [behandeling] op [datum].

Korte vragen:

Onverwachte klachten of gevoeligheid?

Heeft u de nazorginstructies kunnen volgen?

Nog zorgen voor uw vervolgafspraak?

Als iets niet goed voelt, bel ons gerust op [telefoonnummer].

[Uw naam / Praktijknaam]

Wanneer te gebruiken: 24-72 uur na behandelingen, ingrepen of elke interventie die thuiszorg vereist.

Template 9: De Behandelplan Voortgang

Onderwerp: Uw behandelplan — korte check-in

Beste [Voornaam],

We zijn nu [tijdsperiode] verder in uw behandelplan voor [klacht/doel].

Voor uw volgende bezoek zou ik graag willen weten:

Hoe ervaart u de [specifiek aspect: bijv. "thuisoefeningen" of "dagelijkse routine"]?

Zijn er veranderingen of symptomen om te melden?

Dit helpt mij bij de voorbereiding zodat we het meeste uit uw afspraaktijd kunnen halen.

Met vriendelijke groet, [Uw naam]

Wanneer te gebruiken: Halverwege behandeltrajecten met meerdere sessies om problemen vroeg te signaleren.

Check-Ins Haalbaar Maken voor Uw Praktijk

Dit is de realiteit: deze templates kosten 2 minuten om te personaliseren en te versturen.

Maar in een drukke praktijk met meerdere therapeuten tellen zelfs 2 minuten per cliënt snel op. En wanneer check-ins afhangen van individuele therapeutgewoontes, varieert de kwaliteit enorm.

De oplossing is niet "harder proberen." Het is de follow-up workflow systematiseren.

Moderne praktijken bewegen richting post-sessie automatisering: het genereren van de samenvatting, het behandelplan en de follow-up reeks direct vanuit sessienotities. De taak van de therapeut is de behandeling. Alles erna—de cliëntgerichte samenvatting, de check-in timing, de documentopmaak—kan worden gestandaardiseerd.

Het resultaat:

Elke cliënt krijgt consistente follow-up, ongeacht welke therapeut ze zagen
Therapeuten winnen administratietijd terug die ze toch niet kunnen declareren
Therapietrouw verbetert omdat communicatie niet afhangt van wie onthield wat te versturen

De Conclusie

Check-in e-mails zijn geen leuke extra. Ze zijn de brug tussen "cliënt begreep het plan" en "cliënt voerde het daadwerkelijk uit."

De templates hierboven geven u een startpunt. Maar de echte winst komt wanneer follow-up stopt met een handmatige taak te zijn die door de mazen glipt—en een betrouwbaar systeem wordt dat naast uw klinische workflow draait.

Uw cliënten verlaten uw praktijk gemotiveerd. Een goed follow-up systeem houdt hen zo.

Wilt u post-sessie follow-up standaardiseren in uw praktijk? Ontdek hoe Dya cliëntensamenvattingen, behandelplannen en check-in reeksen genereert vanuit uw sessienotities →

Gerelateerde artikelen:

Hoe Schrijf Je een Behandelplan dat Daadwerkelijk Wordt Gevolgd
Post-Sessie Administratie: Wat Kan (en Kan Niet) Worden Geautomatiseerd
Waarom Praktijken met Meerdere Therapeuten Gestandaardiseerde Cliëntcommunicatie Nodig Hebben